A inovação não é mais uma preocupação que se restringe às empresas privadas. Cada vez mais, governos em todas as esferas têm buscado o desenvolvimento e a implementação de sistemas de gestão pública que auxiliem na reprodução das políticas nos serviços, aumentando sua eficácia e qualidade.

Neste artigo, explicaremos como funcionam esses sistemas, suas principais aplicações e as vantagens que a administração pública pode garantir por meio deles. Continue a leitura para conferir!

O que são sistemas de gestão pública?

Os sistemas de gestão pública são ferramentas que ajudam a aprimorar a administração de diferentes áreas ligadas ao governo. A ideia de sua aplicação é otimizar processos de trabalho, a fim de melhorar o controle de recursos públicos. Também, aumentar a régua de qualidade do serviço, oferecendo resultados mais eficientes para a sociedade.

Vale destacar que tal sistema é responsável pela automatização de processos inerentes à atuação do servidor, reunindo dados da entidade pública. Portanto, cada segmento apresenta suas especificidades. Logo, é comum termos um sistema com vários outros embutidos, que poderão funcionar de forma integrada ou como módulo individual.

Para ficar mais claro, vamos a uma aplicação. Suponha que a repartição tenha que realizar procedimento de contabilidade. São várias tarefas envolvidas, desde relatórios até análise, controle de contas, gestão orçamentária, financeira e patrimonial.

Se isso fosse feito manualmente, seria bastante trabalhoso. A ideia, aqui, é a utilização do sistema para automatizar as tarefas, garantindo maior praticidade ao contador, que poderia focar atividades estratégicas do órgão público.

Quais são as possibilidades de uso dos sistemas de gestão pública?

Como foi dito, os sistemas de gestão pública abrangem setores variados de um órgão público, seja ele municipal, seja estadual ou federal. Diante disso, podemos destacar algumas possibilidades de usabilidade mais comuns. Confira!

Agilidade nos processos de gestão eletrônica

A gestão eletrônica de documentos permite que os processos de captação, armazenamento, localização e gerenciamento das versões digitais sejam feitos de maneira prática e ágil. A ferramenta oferece suporte para a digitalização, bem como conferência e gravação de dados por meio de HD ou da nuvem.

Assim, não há a necessidade de buscar documentos em um arquivo inativo, proporcionando maior produtividade, além do ganho de tempo para o servidor, que pode desempenhar melhor as suas funções. A funcionalidade para o órgão público é que o sistema apresenta os arquivos essenciais ao trabalho diário a um simples clique do mouse, facilitando a busca, bem como a organização arquivística.

Sem contar que os processos permitem o acesso do conteúdo aos usuários, independentemente do local em que eles estejam. Com isso, fica fácil um gestor fazer a aprovação de uma licitação, mesmo que não esteja alocado na instituição em determinado momento. Tudo isso ajuda a escalar o trabalho e trazer mais fluidez para as atividades diárias.

Recursos alimentícios para escolas

O governo tem um Programa Nacional de Alimentação Escolar (PNAE), que objetiva o oferecimento de refeições, além de ações educacionais voltadas à nutrição em todas as fases da educação básica pública. O poder público repassa aos estados, municípios e escolas federais valores que funcionam como suplementação dos recursos para cobrir os dias letivos e, assim, oferecer alimentação de qualidade ao estudante.

Cada fase da vida e tipo de ensino recebe determinado valor, que deve ser gerenciado pela unidade pública para a qual foi destinado o recurso. Portanto, é necessário um sistema que torne o processo facilitado. São vários aspectos envolvidos na administração dos recursos alimentícios, entre os quais estão:

  • foco na qualidade nutricional dos alimentos;
  • eliminação de desperdícios;
  • atendimento das recomendações do PNAE (estabelecimento de cardápios que atendam às diferentes faixas etárias, limitação de aquisição de certos alimentos, rotina de supervisão dos processos, entre outros).

Portanto, cabe ao sistema permitir administrar todas as etapas do processo, desde a elaboração de cardápios até a prestação de contas. A ideia é integrar as áreas, ter dados consistentes e em tempo real sobre a alimentação em todas as unidades educativas.

Gestão de programas habitacionais

Desde 2005, a lei nº 11.124 criou o Sistema Nacional de Habitação Interesse Social (SNHIS), e, depois, foi instituído o Fundo Nacional de Habitação de Interesse Social (FNHIS), que rege o sistema de habitação no Brasil. O principal objetivo é fazer a identificação de áreas vazias e subutilizadas da União, a fim de desenvolver projetos que ajudem a prover moradia digna à população.

Cada estado e município tem as suas obrigações com relação ao que deve ser feito nos programas habitacionais, demandando uma gestão especializada. Um sistema qualificado é capaz de automatizar, analisar e classificar famílias que foram cadastradas nos programas.

Ele leva em consideração não só critérios, mas também prioridades especificadas na lei. A ideia é ter maior integridade e transparência na seleção daqueles que serão contemplados pelos programas.

Quais são os benefícios dos sistemas de gestão pública?

Os sistemas de gestão pública estão entre os principais responsáveis por garantir a celeridade e a eficiência dos processos administrativos. Por meio deles, existe a possibilidade de tramitar, bem como acessar os documentos, acompanhando-os. Mas os benefícios não ficam restritos a isso. Confira as outras vantagens, a seguir!

Inovação nos processos

A primeira vantagem é a possibilidade de criar fluxos novos. Por mais burocracias que existam no setor público, o sistema de gestão adequado às demandas da instituição faz com que exista a possibilidade de aplicação de técnicas variadas.

Assim, melhora o atendimento ao cidadão, mas também, simplifica e moderniza processos, a fim de controlar mais os resultados.

Terceirização dos serviços de TI

O TI é, muitas vezes, a atividade-meio de um órgão público. Ao adotar um sistema de gestão pública, há uma aproximação da terceirização de serviços operacionais da organização.

E quais os ganhos? Simples: maior expertise na execução de processos, automatização de tarefas, como a assinatura digital, sem contar a redução de erros e a diminuição do retrabalho, eliminando as falhas que atrasam o trabalho das equipes.

Tecnologia personalizada

Cada segmento da administração pública tem as suas demandas. Algumas tecnologias se encaixam melhor nas necessidades de um órgão do que outras.

Mas também existe a possibilidade de personalizar, caso os processos sejam bastante específicos. Isso pode acontecer na integração de setores distintos dos órgãos, a fim de agilizar demandas da população que precisam passar por gestores diferentes.

Aumento de produtividade dos servidores

Manter tarefas repetitivas e manuais, que pouco ajudam a enriquecer a experiência profissional dos servidores, pode servir como fator desmotivador. Logo, o sistema de gestão pública vem ao encontro da otimização do trabalho, fazendo com que o servidor passe a desempenhar atividades de cunho mais estratégico e, consequentemente, se sinta mais valorizado em seu cargo.

A implementação de um sistema de gestão pública traz uma série de vantagens para os órgãos públicos que o adota. Inclusive, vale destacar a economia e a redução dos desperdícios. Além da maior escalabilidade do trabalho, há uma melhora considerável na qualidade do serviço para a população.

Se a sua ideia é implementar tal ferramenta, entre em contato conosco e conheça as soluções que oferecemos!