Há algum tempo, a transformação digital deixou de ser uma tendência para se tornar uma estratégia crucial para as organizações que almejam o crescimento, mesmo daquelas que ainda têm a maior parte de seu trabalho concentrada no mundo off-line, como é o caso de muitas instituições públicas. A grande questão é: como otimizar tais processos? A resposta está no Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

A ideia deste artigo é justamente explicar como esse processo ajuda a deixar a gestão mais simples, proporcionando maior facilidade no acesso às informações. Continue a leitura e aprenda mais sobre o GED e sua aplicação na gestão pública.

O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é definido por um conjunto de tecnologias que facilitam o controle, bem como o armazenamento, compartilhamento e recuperação de dados existentes em uma determinada instituição, seja ela privada ou pública. O sistema permite que os usuários acessem documentos de maneira ágil e segura, normalmente via web, fazendo com que a entrada possa ser feita de qualquer lugar.

A gestão documental é uma área da administração ligada aos princípios de economia e eficácia na produção e uso de documentos, segundo os quais a informação precisa estar disponível no lugar certo, na hora certa e ao menor custo possível.

Quais são as principais tecnologias relacionadas ao GED?

Por se tratar de um conjunto de tecnologias, existem módulos que compõem o sistema e fazem da solução mais completa:

  • Document Management: tecnologia que permite o gerenciamento de documentos de maneira eficaz. Por meio dele, é possível criar, revisar, aprovar e, até mesmo, descartar documentos;
  • Cold/ERM: é uma tecnologia que lida com relatórios, desde sua indexação, passando pelo armazenamento, gerenciamento e também a recuperação de informações;
  • Forms Processing: é uma tecnologia de processamento de dados que possibilita reconhecer dados e fazer a ligação deles com campos em bancos de dados;
  • BPM/workflow: permite o gerenciamento de processos dentro de uma organização, fazendo com que as tarefas sejam realizadas pelos profissionais certos no tempo predeterminado.

Esses são apenas alguns módulos que podem ser encontrados em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Um destaque importante é que o gerenciamento pode ser utilizado para melhorar diferentes processos dentro de um órgão público. Ou seja, ele não fica restrito apenas ao armazenamento documental.

Para que serve o Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

De acordo com o gerente de produtos da Digix, Rafael Leite, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos tem diferentes funcionalidades. A primeira delas parte do princípio da organização. Ou seja, todos os documentos são inseridos em um mesmo local. A ideia é que eles estejam disponíveis a qualquer momento para a consulta.

Outra funcionalidade é a captura de documentos em diferentes formatos. Isso inclui a digitalização de imagens, o que ajuda na migração dos documentos do meio físico para o eletrônico. Aliás, vale a pena ressaltar o impacto disso no uso dos recursos de maneira sustentável, o que leva à redução do consumo de papéis.

A digitalização de documentos perpassa duas rotinas distintas, segundo Leite. A primeira é relativa a processos que estão finalizados e arquivados, em que as pastas são cedidas à equipe de digitalização, a outra de processos em tramitação. No caso da tramitação, os setores determinarão a etapa do fluxo de trabalho em que o documento será cedido à equipe de digitalização responsável pelo serviço. Dessa forma, todos os documentos ficam disponíveis para consulta no software.

A segunda opção está ligada aos processos natos digitais, em que o próprio usuário tem acesso ao sistema para criar o processo e anexar os documentos de forma digital. Além disso, ele tem o poder de realizar o trâmite para os setores desejados, assim não se faz necessária a digitalização, pois tudo já nasceu de forma digital.

Antes de passar por esse processo, é feita uma análise da quantidade de documentos existentes no acervo do órgão público. Para isso, é feito um cálculo de tempo e quantidade de pessoas que são necessárias para digitalizar os documentos, tornando possível dimensionar a infraestrutura necessária para realizar o serviço, além de estimar o prazo para conclusão do projeto.

Quais as vantagens do Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

A partir do momento em que um órgão público opta por um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, isso desencadeia uma série de processos que beneficiam a gestão pública de diferentes maneiras. Confira a seguir mais sobre eles.

Organização de documentos

O sistema gerencial de documentos conta com funcionalidades que auxiliam na organização de todos os dados de maneira simples e eficaz para todos os profissionais envolvidos na instituição. Isso é possível graças à categorização que é feita dos documentos, levando em conta aspectos como datas, setor, tipo, entre outros.

De maneira geral, há uma redução na perda de arquivos, bem como um acesso mais ágil a documentos específicos. A ideia é conferir fluidez às etapas dos processos e facilitar o acesso posterior a dados por quem quer que precise deles e esteja autorizado — sem contar a implementação mais fácil da assinatura digital no governo.

Controle de permissionamento de acesso

O software permite controlar acessos em pastas que são criadas para inserir os documentos, bem como permissionamento de usuários e setores. Dessa forma, é possível garantir que as informações estarão acessíveis somente a quem de fato tem autorização de acesso.

De acordo com o gerente de produtos da Digix, existe uma outra forma de controle em desenvolvimento. “Ela corresponde à permissão de visualização em partes do processo, garantindo um controle ainda maior da segurança. Assim, é possível, dentro de um processo, ceder a permissão apenas para páginas específicas”, destaca Leite. Junto da assinatura digital, a documentação se torna mais segura e confiável.

Suporte aos processos

Especialmente na Digix, há uma preocupação não só em manter um serviço de GED qualificado, mas também um suporte técnico por parte de profissionais especializados e certificados nesse segmento.

A ideia é trabalhar sempre a integridade dos documentos, realizando toda a preparação do material antes da digitalização de fato e posterior organização do acervo. Dessa forma, são resolvidos os problemas que os clientes possam ter em relação à armazenagem ou inserção de dados no sistema.

“Nosso serviço de GED não consiste apenas em software, mas em profissionais especializados e certificados em gestão eletrônica de documentos que prezam pela integridade dos documentos que serão digitalizados. Eles realizam toda a preparação do material antes da digitalização e posterior organização do acervo”, destaca Leite.

Mobilidade, segurança e menor necessidade de espaço físico são apenas alguns dos benefícios trazidos pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Na lista, é acrescida também a otimização do trabalho dos colaboradores, visto que eles têm acesso facilitado aos sistemas de armazenagem dos documentos.

Gostou de saber mais sobre os benefícios da gestão eletrônica de documentos? Que tal aproveitá-los na gestão do órgão público que você comanda? Entre em contato conosco para conhecer as soluções