Existem algumas rotinas que tomam um grande tempo em função da sua complexidade ou numerosas etapas. No entanto, é possível otimizar esses processos por meio de ferramentas como aquelas disponibilizados pela ICP-Brasil, para fazer o gerenciamento digital de documentos.

Não há necessidade de cada um deles ser impresso em papel e, posteriormente, assinado. Essas informações podem ser digitalizadas e validadas por meio de uma assinatura digital, e tudo isso tem o respaldo da lei para ser aplicado em empresas e no setor público.

Quer saber mais sobre esse assunto? Então, continue lendo para entender qual é o serviço prestado pela ICP-Brasil e de que maneira suas soluções podem ser aproveitadas pelo governo para aumentar a produtividade desse setor.

O que é a ICP-Brasil e como funciona?

A ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) consiste em uma cadeia hierárquica composta por uma autoridade gestora de políticas e autoridades certificadoras que utilizam um conjunto de tecnologias, práticas, técnicas e procedimentos para realizar a transação de documentos eletrônicos com segurança.

Ou seja, como seu nome indica, a ICP-Brasil é uma grande infraestrutura que envolve diversos órgãos e recursos visando possibilitar a validação de documentos em meio eletrônico, com a mesma equivalência dos documentos em papel. Sua hierarquia se dá da seguinte forma:

  • 1º. Comitê Gestor (CG);
  • 2º. Autoridade Certificadora (AC Raiz);
  • 3º. Autoridades Certificadoras de 1º e 2º nível (ACs);
  • 4º. Autoridades de Registros (ARs);
  • 5º. usuário final.

A validação requer um par de chaves, sendo que uma delas é de conhecimento geral, ou seja, de acesso ao público, e a outra de conhecimento apenas do proprietário. Por isso, seus dados precisam estar contidos em um certificado digital para que seja possível fazer a tramitação do documento.

Além disso, é preciso que a entidade certificadora seja integrante da infraestrutura do governo e receba uma classificação quanto ao seu nível de segurança. Desse modo, é possível garantir a validade jurídica dos documentos eletrônicos, bem como sua autenticidade e integridade.

A ICP-Brasil é autoridade em certificação digital em nosso país porque ela foi instituída por lei, sendo a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Assim, todas as empresas certificadoras que estão habilitadas nesse sistema geram documentos com validade jurídica, conforme citamos.

Existem empresas que não estão vinculadas à ICP-Brasil, e elas podem continuar com suas atividades. No entanto, ao afirmar a autenticidade e integridade dos seus documentos, atuam apenas como uma testemunha.

Quais sãos os tipos de certificados digitais no Brasil?

Há diferentes tipos de certificados digitais classificados na ICP-Brasil de acordo com critérios, como a sua aplicação e a segurança da chave privativa. Veja a seguir.

Tipo A: Certificado de Assinatura Digital

Prova a autenticidade e autoria do documento, bem como garante sua integridade. É utilizado para transações eletrônicas e assinatura de documentos, por exemplo.

Tipo T: Certificado de Tempo (time stamping)

Garante a temporalidade de documentos importantes, uma vez que certifica o dia e horário em que o documento eletrônico foi assinado.

Tipo S: Certificado de Sigilo/Confidencialidade

Utiliza tecnologia de criptografia de dados para garantir o sigilo do conteúdo dos documentos.

Certificado A1

Sua chave privada é gerada por um software e armazenada no computador. A validade máxima é de um ano.

Certificado A3

Com validade máxima de 3 anos, esses certificados são armazenados em um hardware criptográfico, como Token ou cartão inteligente.

Certificado A4

Sua segurança criptográfica é maior do que nos certificados A1 e A3, uma vez que utiliza um módulo de segurança que gera e armazena a chave privada. Assim, a avaliação requer documento de identificação adicional.

Assim, existem diferentes soluções oferecidas pela ICP-Brasil para emissão e validação de documentos digitais. Portanto, cada uma delas atende necessidades distintas, de acordo com a importância do conteúdo e a sua aplicação.

Por que contar com a assinatura digital no governo?

Não há como negar que a sociedade atual nos impulsiona para uma rotina muito atribulada. Por isso, sempre que possível é interessante otimizar as tarefas do dia a dia, a fim de ganhar tempo, alcançar agilidade e maior praticidade.

A assinatura digital é um recurso que proporciona essas vantagens, porque não há necessidade do encaminhamento físico de documentos para que eles sejam assinados e validados. Com isso, conseguimos minimizar os trâmites burocráticos fazendo com que esse acesso se torne bem mais simples e dinâmico.

Essa é uma excelente solução, inclusive, para secretarias e outros órgãos públicos que lidam diariamente com um grande volume de documentos. O trabalho dos gestores e servidores é facilitado, evitando a sobrecarga e o acúmulo de tarefas. Assim, é possível dar andamento a projetos e processos muito mais rápido, favorecendo o fluxo.

A seguir, falamos um pouco mais sobre as diversas vantagens que a assinatura digital oferece para o governo. Acompanhe!

Segurança

Como você viu, os certificados da ICP-Brasil passam por um rigoroso processo de segurança para garantir a sua autenticidade e a proteção dos dados. Desse modo, a assinatura digital é uma forma de evitar fraudes e manter a confidencialidade de algumas informações.

Facilidade

O processo de assinatura digital é feito com o auxílio de plataformas e com os recursos da internet. Todos os dados de quem assinará o documento já estão registrados no sistema. Então, fica muito mais fácil realizar o processo que, por ser executado de forma remota, não exige necessariamente um local específico.

Automação

Documentos em papel precisam passar por muitas mãos e setores antes de chegarem a quem fará a sua assinatura. Quando esse processo é digital, ele se torna automático, com uma troca rápida de informações e uma comunicação facilitada, aumentando a produtividade.

Como uma ferramenta de gestão de documentos pode ajudar?

Para implementar a tramitação digital de processos no setor público, assim como em empresas privadas, é interessante adotar uma ferramenta de gestão de documentos. Com ela, conseguimos ter acesso a diversos recursos por meio de um mesmo sistema.

Esse tipo de ferramenta permite aos usuários criarem novos documentos ou ter acesso a uma cópia daqueles que já existem. Além disso, é possível fazer o armazenamento, a edição, impressão e o gerenciamento de documentos em diversos formatos, como texto, áudio, vídeo e imagem.

Explorar as informações também é muito mais fácil com o auxílio de uma ferramenta de gestão de documentos, uma vez que ela permite encontrar palavras-chaves por meio de uma busca.

Além disso, há uma grande economia de papel e de espaço físico, pois a impressão dos documentos é feita somente se necessário. No mais, eles estão devidamente arquivados em meio digital e podem ser consultados por qualquer usuário do sistema.

Quanto à segurança, não é preciso se preocupar, porque esse tipo de sistema também atribui permissão a cada um dos documentos registrados. Desse modo, o acesso pode ser restrito a somente um usuário, um pequeno grupo ou concedido a todos.

Os certificados digitais da ICP-Brasil são uma excelente estratégia para otimizar o setor público, reduzindo custos e alcançando uma produtividade maior. E tudo isso mantendo a segurança e sigilo necessários, para que todos os processos ocorram de forma organizada e com o devido grau de restrição.

Implemente essa facilidade em seu dia a dia. Entre em contato conosco e conheça as soluções que temos à sua disposição!