A gestão de contratos públicos é um processo administrativo essencial quando se trata do governo, contribuindo para a maior transparência, bem como uma atuação mais consistente. Os documentos precisam ser gerenciados segundo interesses e objetivos públicos, por isso, é importante ter uma estrutura eficiente e seguir algumas boas práticas.

No entanto, assim como acontece nas empresas privadas, os erros na gestão de contratos são comuns. Então, neste artigo separamos alguns deles e também ações que podem ser tomadas a fim de evitá-los. Confira!

4 erros a serem evitados na gestão de contratos públicos

Quais as falhas mais comuns quando se trata de documentos contratuais da administração pública? Confira a lista a seguir!

1. Não ter clareza sobre as especificidades do contrato

Um erro bastante comum quando se trata da gestão de contratos públicos diz respeito ao objeto da contratação. Ou seja, para que um determinado serviço está sendo contratado. Isso precisa estar bem claro tanto para os gestores do órgão público quanto para o prestador de serviços.

Muitas vezes uma obra pública não é feita da maneira mais adequada, por exemplo, permitindo o uso pleno das suas funções, pois ela não é adaptada para o que se destina, deixando de atender a algum pré-requisito básico que de alguma maneira interfira na segurança, acesso ou mesmo funcionalidade para o qual se destinaria a construção.

Quando não se tem clareza sobre os critérios para a execução do projeto, a prestadora do serviço não tem uma obrigação específica para com a contratada, sendo que ela poderá executar o trabalho da maneira interpretada no documento.

2. Levar em consideração apenas o preço

Outra questão delicada sobre a gestão de contratos é com relação ao preço praticado pelos fornecedores. Em órgãos públicos, sabemos da necessidade do prestador de serviços passar por um processo licitatório. O valor é um dos pontos principais, mas deve-se levar em conta também a questão da qualidade do serviço.

Fechar um contrato sem analisar todos esses fatores é um erro. O gestor deve levar em consideração a qualidade dos serviços, mas também o renome da empresa que ficará encarregada pela entrega. Afinal, contratar uma organização que não cumpre com o que foi acordado e oferta itens de baixa qualidade pode ter um impacto negativo na operação da instituição.

3. Não fazer o controle dos aditivos contratuais

Pensando em uma obra pública, por exemplo, sabemos que problemas podem ocorrer pelo caminho, como atrasos, necessidade de maior investimento, entre outras questões. O erro é não realizar o controle dos aditivos contratuais que garantem a cobertura de questões, como os imprevistos destacados.

Existe a lei 8.666, que determina o percentual entre os aditivos contratuais. Os números não podem ser ultrapassados nem ficar abaixo do mínimo e nem acima do máximo permitido.

Portanto, no processo de confecção contratual, é preciso estar atento a casos específicos determinados pelo Tribunal de Contas da União (TCU). A ideia é sempre conferir as variáveis do orçamento, a fim de que possíveis aditivos sejam adicionados sem necessidade.

4. Não ter uma equipe de projetos

A não implementação de uma equipe de projetos pode trazer problemas na hora de executar os detalhes de um contrato. Quando se tem um grupo especializado, as técnicas e especificidades de uma licitação são apuradas com maior eficácia e sob uma ótica especialista.

Além de evitar a adição de elementos desnecessários, a equipe ajuda a tornar o processo mais profissional e ter uma visão ampliada sobre o planejamento do projeto até a entrega do empreendimento, eliminando falhas na licitação bem como na fiscalização.

Consequentemente, reduzem-se as chances de ilegalidade junto do Tribunal de Contas da União, que é um dos principais órgãos responsáveis pela fiscalização da alocação de recursos públicos. Além disso, evita-se que o servidor atue em erro e seja responsabilizado, como se tivesse praticado conduta considerada dolosa, intencional ou desonesta.

Como melhorar eficiência na gestão?

Para garantir a correta gestão de contratos e melhorar a sua eficiência, é preciso levar em consideração alguns aspectos importantes, como mostraremos melhor a seguir.

Integração de elementos e informações

Para que a gestão de contratos seja eficiente, um dos primeiros passos é organizar toda a documentação relativa aos projetos. É imprescindível que os elementos obrigatórios estejam presentes no documento, por isso, é necessário verificar se as partes do contrato foram devidamente identificadas, bem como os prazos para a execução, multas em caso do não cumprimento das normas, sanções, entre outros.

Vale lembrar que, por tratar-se de um órgão público, o contrato deve também obedecer à legislação e estar em conformidade com as instituições reguladoras, pois qualquer erro poderá gerar problemas futuros, como embargo de uma obra ou perda da validade jurídica, podendo inclusive levar o órgão a ser desassistido.

Fiscalização constante

Depois que as informações são integradas no documento, é importante realizar uma análise dinâmica que permitirá uma gestão de contratos mais qualificada. Nesses casos, é interessante ter um servidor responsável por fiscalizar todas as etapas do processo e o cumprimento destas.

Caberá a esse profissional fazer o acompanhamento até mesmo após o encerramento da vigência contratual. Afinal, essa avaliação posterior determinará se o que foi acordado está alinhado às expectativas, sem contar que são estudadas possíveis mudanças de cenário, permitindo a questão o maior alinhamento e a obtenção de bons resultados.

Disponibilidade de dados

Quando falamos sobre disponibilidade de dados, estamos abrangendo a questão ligada à segurança da informação como um todo. No contexto público, a integridade informacional é imprescindível, pois diz respeito a recursos vindos dos cidadãos e a prestação de contas deve seguir algumas normas.

Portanto, a documentação relativa às contratações públicas devem estar acessíveis para que os servidores possam avaliá-las, bem como ser disponibilizadas em portais de transparência governamental para que a sociedade tenha ciência sobre os gastos públicos.

E como garantir a disponibilidade dos dados, integração deles, além da fiscalização eficiente? O uso da tecnologia pode ajudar em muitos pontos, a começar pelo uso de softwares especializados que permitem controlar e validar os documentos.

Ademais, a ferramenta cuida do fluxo de trabalho, permite o acompanhamento do histórico do contrato, controla prazos de renovações, verifica se os contratos estão em acordo com a legislação, além de permitir uma comunicação mais clara entre as partes.

Tudo isso ajuda a tornar a gestão de contratos públicos mais qualificada, evitando que os erros citados no início deste artigo sejam recorrentes. Como mostramos, contar com um software de qualidade que o ajude a coordenar todos esses detalhes é uma estratégia eficiente.

E então, o artigo o auxiliou a perceber fatores importantes sobre gestão de contratos públicos? Que tal compartilhá-lo nas suas redes sociais? Assim, mais gestores podem conhecer sobre o assunto!