Trabalhar com a gestão de recursos públicos exige muita atenção e certos cuidados. Principalmente em momentos de crise econômica, é preciso garantir a transparência dos gastos e comprovar o retorno sobre os investimentos realizados. Entretanto, isso nem sempre parece uma tarefa tão simples.

Calcular o ROI das ações realizadas não é um processo idêntico para empresas privadas e para a gestão pública. Cada setor tem suas especificidades, e é preciso estar atento a elas.

Pensando nisso, criamos este post para mostrar como você pode calcular e provar o ROI no setor público, além de dar algumas dicas sobre o que apresentar no relatório. Confira!

Como calcular o ROI das ações realizadas?

Quando falamos do cálculo de ROI para empresas, o primeiro ponto a ser destacado é o planejamento estratégico. É ele quem delimita as ações a serem realizadas, assim como qualquer cálculo sobre custos e possíveis lucros envolvidos. No caso do setor público, não podemos partir do mesmo ponto, já que há muitas camadas de planejamento e muitos órgãos e departamentos interligados.

A estratégia não é unificada, pois se encontra dividida nos diferentes níveis. Há um plano nacional, outro estadual, outro municipal e assim por diante, incluindo diferentes objetivos para cada nicho da gestão. Com isso em mente, é preciso delimitar o cálculo, de alguma forma.

Uma maneira muito eficiente de fazer isso é identificar processos e melhorias. O cálculo do ROI, então, passa a ser feito com base nas ações da gestão pública, em vez de utilizar os números totais de investimentos. Aqui, é preciso ter muita atenção.

Levantamento de gastos atuais

Um erro muito comum no setor público é a falta de levantamento de gastos específicos de um serviço antes da adoção de melhorias no processo. O cálculo é feito apenas no fim de uma ação de inovação ou substituição de um serviço, gerando uma dificuldade para avaliar se a medida foi realmente eficaz.

É fundamental colocar na ponta do lápis o que se gasta no momento atual em um determinado processo.

Com essas informações detalhadas em mãos, é possível iniciar o cálculo. Tomaremos como base o formato para empresas e, em seguida, apontaremos as diferenças para ações do setor público.

Lucro do investimento e custo do investimento

Levando em conta o planejamento estratégico, o ROI de uma empresa é calculado com base no lucro e no custo do investimento. Veja que o lucro não é absolutamente tudo o que se vendeu, mas a margem de lucro sobre cada venda. O custo, por sua vez, deve incluir todas as despesas envolvidas no processo (pessoal, materiais, de energia etc).

Deve-se então aplicar os números à seguinte fórmula:

ROI = (Lucro do investimento – Custo do investimento) / Custo do investimento

Fazendo a subtração e, em seguida, a divisão, chegamos ao ROI. Porém, devemos adaptar esse cálculo para aplicação no setor público. A título de exemplo, utilizaremos um determinado serviço como objeto de análise.

Imagine que você busca implementar um software de parcerias estratégicas para otimizar o transporte escolar. O ROI não está diretamente relacionado a um lucro líquido, já que não é essa a finalidade principal do setor público, mas sim a redução de custos.

Isso significa que, na prática, o ROI calculado representa uma economia de recursos públicos tangíveis (dinheiro, tempo das pessoas etc.) e intangíveis (relacional, organizacional, humano etc.) — além, é claro, do aumento na qualidade do serviço.

Deve ser feito, então, o levantamento do custo atual do serviço. A seguir, faça uma avaliação sobre qual será o custo necessário para a implementação do software, quem são os envolvidos, quanto tempo será necessário etc. Todos os itens devem ser relacionados ao custo ligado a eles para que você chegue ao valor total a ser investido.

Com o ROI atual calculado e os gastos para a implementação definidos, basta realizar novamente o levantamento após a implementação e confirmar qual é a economia proporcionada.

Como provar o ROI dos recursos públicos utilizados?

O mais importante é não deixar de fazer o levantamento sobre o custo atual do serviço e qual seu retorno sobre o investimento. Ações de inovação tecnológica, por exemplo, podem ser muito interessantes, mas exigem uma análise individual para que haja garantia do ROI.

Sem o cálculo anterior à implementação, não é possível provar o tamanho dos benefícios proporcionados pela ação. Mesmo que seja perceptível a melhoria, é preciso ter números concretos em mãos para provar o ROI.

Isso fica mais claro quando levamos em consideração os recursos intangíveis envolvidos no processo. Ao implementar o software citado para otimizar o transporte público, por exemplo, é perceptível a economia ligada ao tempo de trabalho dos funcionários.

Entretanto, sem esses dados levantados previamente, não é possível comprovar o ROI para quem não está presente no ambiente de trabalho — principalmente para a população.

Como elaborar um relatório para comprovar o ROI?

Para começar, é preciso ter em mente que dados e informações são coisas diferentes. Em um relatório, é possível utilizar dados para embasar argumentos, mas o foco principal é transformá-los em informações relevantes para quem está lendo. Isso só pode ser feito depois de definir exatamente o que será relatado e para quem.

O relatório deve focar no seu público e nas metas que são relevantes para ele, assim como utilizar métricas que sejam relevantes. A exposição de dados por vaidade complica a objetividade do relatório.

Na prática, o ideal é começar definindo o público e as informações a serem dadas. Isso ajuda a identificar o objetivo do seu relatório. Em seguida, avalie se é válido apresentá-lo com certa periodicidade ou se trata-se de um relatório extraordinário. Em caso de ações de melhoria, pode ser interessante uma versão inicial, mais completa, para exibir o ROI e, depois, versões periódicas para acompanhamento dos resultados.

Defina então as métricas utilizadas e como elas serão extraídas. No caso do ROI, é aqui que são descritos os dados apresentados com mais detalhes. Elabore um formato de apresentação que seja intuitivo e de fácil compreensão — com uma apresentação de slides simplificada que acompanhe o formato definitivo (impresso ou digital), se necessário.

Se não houver uma reunião ou um evento para apresentação, é fundamental buscar um formato que seja de fácil compreensão, para que não haja desconfiança sobre a ação realizada e a validade do ROI.

Como você pode ver, é possível garantir que as ações feitas com recursos públicos sejam validadas, desde que haja organização e controle sobre os dados. Implemente essa prática no seu dia a dia agora mesmo e garanta mais transparência no setor em que você atua!

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