A administração pública tem como uma das principais características a burocracia, responsável por tornar os serviços mais lentos. Esse fator faz com que o cidadão veja o Poder Público de maneira negativa em muitos casos. De que forma é possível reverter esse quadro? Uma boa resposta é apostar em ferramentas, como o Papel Zero.

Ele colabora nas atividades de elaboração e gestão de documentos digitais, melhorando o fluxo de dados e de documentos entre as unidades de uma repartição pública, secretarias de Estado e órgãos de controle e fiscalização.

Neste post, destacaremos diversos fatores sobre a ferramenta da Digix, que tem como principal objetivo reduzir ao máximo o consumo de papel no setor público. Confira!

Saiba o que é o Papel Zero

Trata-se de um software que possibilita a assinatura digital de documentos de maneira segura e transparente. Com esse sistema, os documentos passam a ter um certificado digital padrão ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, assegurando autenticidade e integridade aos documentos, que têm validade jurídica equivalente aos que são assinados a próprio punho.

A execução do Papel Zero é 100% digital e leva a resultados que fazem diferença na vida de todas as pessoas envolvidas no processo. A tecnologia utilizada para assinatura digital conta com criptografia que vincula o certificado digital ao documento eletrônico, garantindo integridade e autenticidade ao documento.

Por dispensar a impressão, deslocamento e armazenamento de documentos físicos, a tramitação pelo Papel Zero também diminui gastos, possibilita o rastreamento e transparência dos processos.

Entenda como surgiu essa solução

A gestão pública tem se adaptado às novas tecnologias para atender às demandas da sociedade. O cenário exige rapidez no acesso às informações e mais dinamismo para obter um desempenho notável.

Pensando nisso, a Digix desenvolveu o Papel Zero para os clientes organizarem as etapas de cada demanda, acompanharem a evolução das solicitações e implantarem o governo eletrônico de forma mais efetiva.

Atualmente, a adoção de processos digitais não pode ser vista como um modismo. Pelo contrário, deve ser uma prioridade para a administração pública. Afinal, envolve a qualidade de vida dos cidadãos, que precisam de serviços públicos de alto nível, capazes de suprirem as demandas sociais com mais precisão e agilidade. 

Veja como reduzir o consumo de papéis do setor público

 A assinatura digital se caracteriza por proporcionar autenticidade, integridade e validade jurídica às atividades. Além disso, faz com que a administração pública adote a sustentabilidade como um dos princípios mais relevantes.

O Papel Zero justifica o nome, pois possibilita uma série de vantagens, por exemplo:

  • eliminação de custos para manuseio, impressão e armazenamento de documentos;
  • mais agilidade para tramitação de documentos e processos;
  • integração com sistemas novos ou já existentes;
  • rastreabilidade e transparência nos processos;
  • certificação digital padrão ICP-Brasil garantindo integridade e autenticidade dos documentos.

Conheça os motivos para investir na ferramenta

Também merece destaque o fato de o Papel Zero fazer com que a assinatura de documentos seja mais veloz. Isso viabiliza o repasse de recursos estratégicos com a parceria do sistema Nexxus, desenvolvido pela Digix e com foco na gestão de convênios. Essas ferramentas juntas proporcionam economia para o setor público em virtude de uma série de elementos, como:

  • reduzir em 66% o tempo de repasse de recursos para execução do processo, de 45 para 15 dias;
  • diminuir em 82% o tempo de tramitação de documentos para publicação de convênios;
  • eliminar as despesas com o custo de envio de documentos por correios ou transporte;
  • reduzir em 75% o tempo na elaboração de documentos para o Tribunal de Contas.

Com a ausência de documentos físicos, o setor público não tem mais problemas com o extravio e pode ser mais ágil ao responder às solicitações. A sociedade não aceita mais conviver com a demora na resolução das demandas. Se os governantes não perceberem isso, estarão cometendo um grave erro.

Veja quem pode ser beneficiado pelo Papel Zero

O avanço tecnológico está presente em nosso cotidiano de forma cada vez mais intensa. Não há como fugir disso. De olho nessa tendência, a Secretaria de Estado de Educação do Mato Grosso do Sul (SED/MS) foi uma das pioneiras na adoção do Papel Zero, que virtualiza os processos das parcerias estratégicas do órgão e permite assinar documentos digitalmente com segurança e transparência.

O software também pode ser perfeitamente adotado nos municípios. Isso porque eles ganham mais agilidade na interação com os envolvidos no processo de tramitação de documentos. Assim, há uma redução de custos com envio de malotes e uma comunicação mais rápida entre as repartições envolvidas na liberação de recursos.

Tudo isso é viável com a assinatura digital de documentos que engloba o Certificado Digital ICP Brasil, criado pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Essa norma tem como meta garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em formato eletrônico.

Sociedade

Com os serviços públicos mais ágeis e eficientes, toda a sociedade é contemplada com o uso de ferramentas tecnológicas. A solução da Digix para o trâmite de processos eletrônicos permite enviar 12 processos para o Tribunal de Contas do Estado (TCE) em menos de duas horas. No modelo tradicional, era possível enviar apenas 4 processos em 24 horas. Outro dado relevante é referente ao repasse de recursos, que antes durava 60 dias e, com sistema, passa a ser feito em 20 dias.

Sem dúvida, o Papel Zero é fundamental para modernizar a administração pública. O simples fato de facilitar a tramitação de processos é uma prova de como essa ferramenta pode ser útil para reduzir a burocracia e melhorar a imagem do setor público.

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