Há algum tempo a tecnologia se tornou uma grande aliada da gestão pública. O segmento que antes era conhecido por seus processos lentos e burocráticos passou a ter mais eficiência a partir do momento em que foram implementados softwares que permitiram digitalizar a documentação.

Um órgão governamental (seja municipal, estadual ou federal) que deseja se especializar e agregar valor ao serviço entregue à população precisa conhecer os pilares da digitalização dos processos na gestão pública. Afinal, se trata de um prestador de serviços que deve prezar sempre pela transparência e confiabilidade no atendimento à sociedade.

Neste artigo, a ideia é justamente discorrer sobre os pilares que embasam a digitalização, como fazer isso e muito mais. Confira!

O impacto da tecnologia no setor público

No ano em que terminou a implementação de um sistema digital para lidar com as suas demandas, a Secretaria de Gestão Pública (Segesp), atrelada ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão estimou reduções de até 90% no tempo médio gasto com a gestão de documentos e processos. Sem contar a economia com papel, impressão e aluguel de equipamentos.

Imagine uma repartição que precisa lidar com centenas de milhares de habitantes de uma cidade. Sem a ajuda da tecnologia seria praticamente impossível ter eficácia e previsibilidade de entregas, bem como controle de todos os processos.

As mudanças são positivas como um todo, permitindo, por exemplo, uma visão completa  de tudo o que acontece no setor público, assim como o monitoramento do que precisa ser feito, o tempo necessário para controle e o que fazer em prol do funcionamento do setor.

Os principais pilares da digitalização dos processos na gestão pública

Qual é a base que sustenta os processos na gestão pública? O que precisa ser seguido quando se trata da digitalização de demandas? Confira a seguir os principais pilares para sustentar a ação!

1. Organização e compreensão de processos

Antes de fazer a digitalização dos processos, é fundamental organizar todos os documentos que passarão por esse procedimento. Mantê-los em ordem ajuda a compreender padrões, identificando falhas e potenciais melhorias.

O gerenciamento de demandas é o que auxilia na implementação da qualidade no setor público, realizando uma análise das atividades executadas internamente e também daquelas que são ligadas ao atendimento da população. Tudo isso é essencial para gerar mais e melhores resultados.

Aliás, é o primeiro passo para ter uma comunicação mais fluida entre a equipe, o que interfere não só na implementação do software, mas também na aderência dele pelo grupo.

2. Infraestrutura e tipos de solução

Um aspecto importante e que precisa ser avaliado, sendo uma das principais bases da digitalização, é a infraestrutura e os tipos de solução suportados pelo órgão público. Tal avaliação deve acontecer especialmente quando falamos de softwares programados de maneira mais robusta.

Imagine que uma prefeitura contrate um software de automatização de todos os seus processos. Ela precisará para isso de uma infraestrutura de qualidade, internet veloz e outros recursos para poder alinhar à sua realidade. Se os dados não forem processados de maneira correta, a novidade em vez de ser produtiva e trazer maior agilidade, poderá gerar desgastes e atrasos.

3. Recursos estratégicos

Outro pilar para a digitalização de processos é a definição dos recursos estratégicos mais importantes para determinado órgão. De nada adianta adotar um software com diversas funcionalidades, se nenhuma delas serve para o segmento ou torna os processos mais complexos.

Voltando ao exemplo da prefeitura, os gestores precisam se questionar antes de comprar um sistema: a tecnologia será capaz de atender às demandas específicas que surgirão? O grande problema de escolher uma ferramenta que só cobre uma parte das suas necessidades, gera a necessidade de compra de outros softwares, culminando em uma fatia maior do orçamento.

Em longo prazo, isso poderia inviabilizar o trabalho ágil do time, bem como comprometer a qualidade das entregas.

4. Qualidade e confiança

A qualidade e confiança também devem ser utilizadas como pré-requisitos na escolha do software mais adequado. O sistema precisa agregar valor ao trabalho da gestão pública, ajudando a atender a população com prontidão, mas também oferecendo uma visão sistêmica de toda a situação que chega até os órgãos públicos.

É importante olhar também para um suporte adequado, ter um funcionamento intuitivo, permitir o agrupamento de demandas, sugestões e também reclamações em um único lugar. Sem contar que a ferramenta deve ter a usabilidade necessária para se encaixar às necessidades da equipe.

5. Agilidade

A agilidade também deve estar entre os principais processos de gestão pública, especialmente quando se trata da digitalização. É fundamental que a implementação seja ágil. A ideia é descomplicar os procedimentos. Assim, as soluções podem ser padronizadas e permitir que os fluxos de trabalhos se desenvolvam de maneira otimizada.

Portanto, é crucial que o software escolhido seja personalizável, mas também intuitivo, para que a aplicação não seja complexa.

Vale ressaltar que, mais do que agilidade, o sistema também precisa fazer com que os processos fluam e atendam às legislações locais, estaduais e federais. Logo, priorize uma ferramenta que seja eficiente, mas também permita a personalização de acordo com a rotina de trabalho dos servidores.

6. Engajamento da equipe

Por último, mas não menos importante, é preciso focar no engajamento da equipe de trabalho diante da digitalização dos processos. Ela deve ser preparada para saber usar o novo sistema e se familiarizar com a nova ferramenta.

Uma maneira de fazer com que isso aconteça é por meio da criação de canais online, com os quais os funcionários poderão fazer a solicitação de serviços e o acompanhamento dos projetos. A partir do momento em que eles estiveram acostumados, observando um andamento mais ágil e qualificado do trabalho, o engajamento se torna maior.

A digitalização dos processos na administração pública é uma maneira de qualificar a prestação de serviços para a população, mas também aperfeiçoar serviços e aprimorar a comunicação interna. A economia de recursos é significativa, além de ajudar os processos a terem maior confiabilidade e agilidade de execução.

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