A sustentabilidade pública representa um importante passo de continuidade em uma tendência que já vem sendo adotada pelo setor privado. Enquanto as empresas percebem que essa responsabilidade pode trazer benefícios para os negócios, o setor público começa a buscar formas de adotá-la no dia a dia. Nesse sentido, reavaliar o uso de papel representa um grande desafio.

A transformação digital e seus avanços tecnológicos nos dão alternativas muito mais eficientes para a tramitação e o armazenamento de documentos. Entretanto, é natural que a imagem de um governo sem papel ainda parece algo irreal para muita gente.

Por isso, mostraremos aqui tudo o que você precisa saber sobre o problema que o uso de papel representa atualmente, as vantagens de substituí-lo e quais são as alternativas existentes. Confira!

O problema do excesso de papel no setor público

Para o setor privado, a urgência de substituir o papel nos processos de rotina foi impulsionada, em parte, pelo alerta da concorrência. Com os avanços tecnológicos, empresas que mantinham estruturas obsoletas em suas atividades perdem espaço no mercado. Por isso, a substituição por ferramentas digitais é cada vez mais rápida.

No setor público, por sua vez, o funcionamento das instituições é fortemente influenciado pela cultura organizacional dos servidores. Por isso, a segurança que o papel passa representa um obstáculo que precisa ser vencido. Afinal, estamos falando de uma tecnologia que já não é a mais eficiente para os fins aos quais ela é aplicada.

Além do enorme investimento necessário para o uso de papel, a morosidade dos processos de gestão é bem maior do que poderia e precisaria ser. Com recursos digitais cada vez mais eficientes, não faz sentido seguir utilizando papéis. Mas isso, em muitos setores, ainda ocorre graças à falta de conhecimento em relação às alternativas.

Na prática, o uso do papel impresso nos dias de hoje gera gasto excessivo, desperdício de espaço físico para arquivamento e danos significativos ao meio ambiente.

O papel como sinal de burocracia

De forma complementar, ferramentas digitais são capazes de otimizar os processos feitos hoje por meio de documentos impressos. A população em geral já utiliza smartphones, computadores e tablets conectados à internet para grande parte das atividades do dia a dia. Assim, é natural que haja uma expectativa pela digitalização dos sistemas públicos.

O cidadão quer transparência nas informações do governo e rapidez em seus processos. Isso faz com que o papel se torne um sinal de burocracia nos processos. Se até mesmo as transações financeiras são, na maior parte, digitais, não há motivos para manter documentos e processos em um material obsoleto.

Em outras palavras, seria como se continuássemos a utilizar as máquinas de escrever no setor público enquanto temos computadores disponíveis para substituí-las.

As vantagens da desmaterialização do governo

Deixar de lado o uso do papel não significa improvisar formas de digitalizar documentos — existem ferramentas desenvolvidas especificamente para esse fim. E sua implementação garante diversos benefícios para o setor público e a população como um todo, a começar pela celeridade dos processos.

Programas (como o Papel Zero) aumentaram a agilidade na tramitação em cerca de quatro vezes — processos que demoravam 60 dias agora são concluídos em 15! Consequentemente, há um impacto direto nos custos operacionais do setor público.

Despesas com postagens e transporte de papéis podem ser reduzidas drasticamente. Em vez de elaborar contratos e parcerias para o envio de documentos, basta implementar um sistema que digitalize o processo e gerencie linhas de aprovação, bancos de dados seguros etc.

Imagine quanto tempo e dinheiro é economizado em trâmites que exigem adequações de certas informações! Em vez de um papel sendo transportado de um lugar para outro diversas vezes durante meses, o sistema elimina esse tempo de espera e gera alertas para edição, revisão e aprovação do processo por parte dos responsáveis.

Em um único dia é possível submeter um documento, receber um feedback com aprovação ou solicitação de adequações e reenviá-lo com os devidos ajustes — isso tudo sem a necessidade de gastos adicionais, com transparência nos dados e responsabilidade ambiental.

As possíveis soluções

Visando preparar o setor para a implementação de uma ferramenta digital, é preciso realizar algumas ações. Para começar, o assunto deve ser discutido com os servidores em busca da conscientização coletiva. O engajamento de todos é fundamental para criar uma cultura sustentável, na qual todos compreendem os objetivos e os meios para alcançá-los.

A simplificação dos processos é um fator importante a ser difundido. A tecnologia elimina etapas burocráticas das atividades, facilitando o trabalho de todos. A partir desse ponto, é possível olhar para algumas alternativas já presentes no setor público.

Papel Zero

O Papel Zero surgiu como uma ferramenta de gestão eletrônica de documentos para atender os processos de transporte escolar da Secretaria de Educação do Estado de Mato Grosso do Sul (SED-MS). O projeto é direcionado para órgãos públicos que desejam digitalizar a operação sem a necessidade de um mapeamento de processos gigantesco.

É interessante verificar que ele soluciona grandes preocupações dos servidores públicos, como é o caso da aprovação e validação de documentos. Isso é feito por meio de um sistema que inclui assinatura digital (certificada pela ICP Brasil), tramitação de documentos, gestão visual do andamento dos processos, acompanhamento de prazos e armazenamento seguro.

É claro que a segurança digital deve ter atenção especial no setor público, assim como sempre ocorreu no ambiente físico dos papéis. Certos riscos foram eliminados, como a perda e a deterioração de documentos impressos. Entretanto, o ambiente digital tem seus próprios perigos e é preciso tratá-los com seriedade.

Não à toa, sistemas como o do Papel Zero ganham destaque no setor público. Além de otimizarem os processos, eles oferecem um nível satisfatório de segurança, sem abrir mão da transparência para a população.

No ano de 2017, todos os processos relacionados ao transporte de alunos da SED-MS foram feitos por meio do Papel Zero. O resultado foi uma tramitação quatro vezes mais rápida, um custo operacional mais baixo e um serviço com qualidade superior.

Outros cases de destaque

O governo de Dubai recentemente exibiu um prospecto no qual, em quatro anos, todos os seus departamentos devem utilizar zero papel em seus processos. A mudança tem como base a utilização da tecnologia Blockchain para garantir a segurança na comunicação digital, além da criação de um banco de dados para centralizar as informações do governo.

O governo dos Estados Unidos também, por sua vez, vem trabalhando desde 2012 na implementação de um sistema que descarta o uso de papel. Na posição de maior economia do planeta, o país está na vanguarda do uso de tecnologia no setor público a nível nacional.

No Brasil, o próprio governo federal já manifestou seus objetivos quanto à migração para um modelo de gestão digital que elimina o uso de papel. Em Minas Gerais, a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag) emitiu um manual eletrônico para auxiliar seus servidores na busca pelo mesmo objetivo.

Como você pode ver, o paperless é uma tendência mundial que precisa ser levada a sério. Não se trata apenas de um plano de sustentabilidade pública que visa criar uma imagem de governo “mais verde”, e sim uma atuação séria de responsabilidade com o meio ambiente e otimização dos processos governamentais.

Faça já uma análise em seu setor e veja como essa nova fase pode ser uma grande parceira para sua rotina na gestão pública!

Se quiser saber mais sobre o Papel Zero e outras soluções para a gestão digital, entre em contato com a Digix e fale com quem mais entende do assunto!