Com o aumento das demandas sociais, a gestão pública eficiente passou a ser uma ferramenta imprescindível para gerar mais qualidade de vida para os cidadãos. Afinal, os governantes devem buscar meios de garantir que os serviços de saúde, educação e segurança, por exemplo, atendam a todos de maneira ampla e satisfatória.

Nesse cenário, a tecnologia tem como principal papel fazer com que as atividades governamentais estejam mais próximas do cidadão. O fato de as pessoas ficarem horas para conseguir um atendimento médico é um dos grandes exemplos de como o setor público deve avançar para ser mais atento às necessidades da população.

Neste post, vamos abordar a relevância da gestão eficiente na esfera pública, as ações para medir a eficiência na administração estatal e exemplos de ações realizadas pelos governos com foco no melhor gerenciamento. Acompanhe!

1. Qual é a importância de uma gestão pública eficiente?

A gestão eficiente é aquela capaz de alcançar resultados positivos com esforço e custo reduzidos. Em virtude da instabilidade econômica, é imprescindível que os administradores públicos busquem fazer o famoso “mais com menos”. Ou seja, aperfeiçoar os serviços e ampliá-los, gastando o menos possível.

Uma das maneiras de atingir esse objetivo é usar a tecnologia para diminuir o tempo de entrega de tarefas, atividades e operações. Com um melhor gerenciamento dos serviços, as prefeituras, por exemplo, têm mais facilidade de obter recursos da União, o que viabiliza o fornecimento de serviços mais qualificados nas áreas de saúde e transporte escolar.

A assinatura de documentos por meio digital viabiliza a entrega de informações para os órgãos de controle no prazo adequado. Dessa forma, é possível evitar que o dinheiro público deixe de ser aplicado por causa da lentidão e da falta de organização ao gerir projetos e fornecer dados sobre as ações realizadas.

A Constituição Federal de 1988 tem como um dos principais destaques o princípio da eficiência, que está no artigo 37. Ele enfatiza a necessidade de utilizar a solução mais adequada para oferecer serviços que proporcionem a todos mais condições de exercerem plenamente a cidadania.

Esse fator reforça a relevância da tecnologia como um fator que ajuda a otimizar os gastos e tornar a administração pública mais eficiente e atenta às demandas sociais. Se as medidas não tiverem como objetivo suprir as carências da coletividade, o gestor público não estará cumprindo o seu papel.

2. Como medir a eficiência da gestão pública?

Em geral, os órgãos públicos percebem rapidamente se uma nova solução tecnológica resolveu os problemas e as dores da gestão. Um dos motivos é que as ferramentas modificam positivamente os processos, tornando-os mais eficientes.

Para isso ser constatado, é importante que o gestor tenha um maior controle sobre a eficiência. Ou seja, deve priorizar o foco em medir os resultados. Há sistemas que permitem avaliar o sucesso da administração e descobrir se a proposta de entregar valor aos órgãos está acontecendo.

Por isso, a administração pública tem mais chances de identificar os pontos negativos e pensar em ações capazes de atenuar ou eliminar as fragilidades. O gestor público não pode abrir mão de recursos tecnológicos que o ajudem a:

  • acompanhar o cumprimento dos contratos;
  • verificar se o uso dos recursos financeiros está sendo feito corretamente;
  • ajudar os administradores na elaboração do planejamento estratégico.

Uma alternativa para tornar a gestão pública eficiente é lançando mão da gestão de processos de negócio, que abrange o Business Process Management (BPM). Ela consiste em um mecanismo capaz de facilitar a visualização dos serviços oferecidos, pois propicia uma análise de todas as atividades realizadas, envolvendo os atores envolvidos.

A meta dessa solução é fazer com que os processos sejam padronizados, proporcionando a expansão, a produtividade e mais eficiência. Isso é possível porque a ferramenta divide as ações em várias etapas, por exemplo:

  • estudo das rotinas de trabalho;
  • estabelecimento de objetivos;
  • execução e acompanhamento dos serviços;
  • gerenciamento de todas as atividades realizadas.

O uso da tecnologia para tornar a gestão pública eficiente deve estar acompanhado da aplicação de indicadores de desempenho. Eles contribuem para o administrador público ter uma visão geral de como as tarefas estão sendo feitas. Isso é crucial para identificar falhas e fazer com que os funcionários priorizem as metas e ofereçam serviços qualificados para a população.

3. É possível encontrar boas práticas da gestão pública eficiente no Brasil?

Felizmente, já existem boas práticas executadas pelo poder público no País. Um exemplo é o assinador digital, que agiliza a assinatura e o compartilhamento de documentos. O ideal é utilizar essa solução com o apoio de uma empresa de tecnologia da informação, que ofereça treinamento e acompanhe o uso da solução nos primeiros meses.

O avanço tecnológico também contribui para tornar o governo mais transparente. Hoje, a União, os estados e os municípios contam com portais de transparência que divulgam o uso dos recursos públicos para os cidadãos.

No Mato Grosso do Sul, a tecnologia ajuda a gerenciar melhor a gestão da merenda nas escolas estaduais. Com o software Cheff Escolar, o cálculo do repasse de verbas para os colégios é feito de forma automática, levando em consideração os dados do censo escolar do ano anterior.

A ferramenta também acompanha a execução dos contratos e a prestação de contas, pois verifica as atividades feitas em cada colégio e tem informações sobre os processos licitatórios em andamento.

Outra vantagem é possibilitar que a Secretaria de Estado de Educação (SED) envie, no prazo correto, os dados para o Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE). O Cheff Escolar propicia muitos benefícios para a administração pública, por exemplo:

  • agilizar em 99% o tempo para verificar as notas fiscais;
  • diminuir em 97% o volume de documentos para a chamada pública;
  • elaborar o cardápio 99% mais rápido comparado com o modelo tradicional.

O Governo do Estado do Mato Grosso do Sul também apostou na tecnologia para melhorar o serviço de transporte escolar para os estudantes da rede pública. Ao implantar o Nexxus, a gestão de convênios passou a ser feita digitalmente. Os acordos feitos com prefeituras dispensam o uso de papel, contribuindo para reduzir despesas, otimizar tempo e manter a segurança da informação.

Outro caso de eficiência no setor público é o município de Sobral (CE), onde foram adotadas várias medidas para melhorar o ensino básico. Uma delas engloba um conjunto de avaliações mensais que permitem ao professor identificar as dificuldades dos estudantes e estimular o aprendizado por meio de aulas de reforço.

A gestão dos colégios passou a ser feita de forma mais profissional, pois os diretores devem passar em um concurso e receber treinamento para ocupar o cargo. Os docentes e os gestores recebem bonificações, caso alcancem metas.

Essas iniciativas possibilitaram que Sobral alcançasse a nota de 7,3 no Ideb (índice responsável por medir a performance das escolas do quinto ano do ensino fundamental). O resultado é um dos melhores do Brasil.

Mais um  bom exemplo de como a tecnologia pode contribuir para facilitar a vida do cidadão é o sistema de inscrição para participar dos processos seletivos para a aquisição de casas populares no estado do Mato Grosso do Sul.

O sistema é pioneiro no País em processos seletivos e proporciona maior transparência aos participantes, que podem obter dados relativos às inscrições e ao processo de seleção. A ferramenta também possibilita que os interessados possam se inscrever em qualquer lugar com acesso à internet.

Foco em resultados e o uso racional da tecnologia são fatores primordiais para a gestão pública eficiente se tornar cada vez mais forte no País. É fundamental que os administradores públicos vejam o avanço tecnológico como parceiro no atendimento às demandas da população.

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