A otimização de processos é uma das grandes demandas do setor público. Adotar estratégias e métodos que promovam esse tipo de melhoria é uma parte importante da rotina de quem toma as grandes decisões. Nesse sentido, a gestão de processos digitais representa uma grande aliada dos órgãos do governo.

O uso da assinatura digital é um bom exemplo disso. Tanto no setor público quanto no privado, essa ferramenta traz grandes ganhos de produtividade. Ainda assim, algumas dúvidas permeiam o assunto. Afinal, você sabe como implementar essa tecnologia e como ela funciona?

Se quer tirar todas as suas dúvidas sobre o tema, este artigo é para você. Confira!

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma tecnologia que funciona como um mecanismo de certificação de identidade. Sua função é autenticar documentos em geral, substituindo a assinatura física. Na prática, ela elimina a necessidade de utilização do papel impresso como único meio de validação de acordos em geral.

No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2/01 estabelece que documentos eletrônicos autenticados pela assinatura digital têm o mesmo valor jurídico que os demais (assinados à mão). Com isso, o setor público estendeu sua capacidade de atuação à esfera digital, possibilitando a simplificação da tramitação de documentos.

Nesse sentido, é importante ter em mente o objetivo da MP em questão. Trata-se de uma estratégia que visa exatamente a redução do tempo gasto com o processo físico. No modelo tradicional, com papel impresso, é preciso esperar que o documento chegue até a mesa do responsável pela aprovação. Entretanto, essas pessoas nem sempre estão à disposição.

A assinatura digital funciona por meio de um token, que é uma espécie de chave criptografada de validação de identidade. Ele pode ser inserido até mesmo em um cartão (de uso pessoal e intransferível).

Por meio dessa tecnologia, a assinatura digital pode viabilizar a tramitação de documentos pela rede, reduzindo a morosidade dos processos.

Por que adotar uma gestão de processos digitais?

A transformação digital vem mostrando que uma nova era chegou e, com ela, mudanças profundas estão acontecendo em diferentes níveis da sociedade. Com os dispositivos móveis e a internet, o acesso à informação se tornou mais democrático, aumentando o interesse da população nas políticas públicas e na gestão dos serviços como um todo.

Somado a isso, o setor público passa por um processo semelhante ao setor privado. É o momento de reduzir custos e melhorar o desempenho em cada atividade realizada. Na era da comunicação instantânea, não há tempo para a tramitação física de documentos — esse modelo de gestão já se tornou obsoleto.

Hoje, grande parte das atividades é feita no ambiente digital: compras, entretenimento, entrevistas de emprego e até o trabalho em si. A gestão pública, por sua vez, sempre esbarrou na necessidade de estabelecer garantias de segurança e autenticidade para a execução dos seus processos.

A assinatura digital representa uma das soluções para esse problema. Com uma gestão de processos digitais eficiente, é possível reduzir drasticamente o tempo de cada atividade. Basta comparar como é feita hoje uma aprovação simples de documento e como ela pode ser feita com a nova tecnologia.

Em vez de um longo período de envio e recebimento de documentos por e-mail, o solicitante envia o arquivo digital pela rede e o aprovador pode consultá-lo imediatamente. Caso seja necessária alguma alteração, a devolução também é acelerada e, por fim, a aprovação pode ser feita também no ambiente digital.

Um processo que duraria até meses pode ser feito em poucas semanas — ou mesmo dias. Para complementar, o volume de papel impresso utilizado tende a ser reduzido, ou mesmo eliminado.

A meta dos governos de todo o mundo é, atualmente, chegar ao status de papel zero. Além de fomentar a preservação de recursos ambientais, essa prática gera uma economia financeira significativa. São recursos que podem se transformar em investimentos em outros serviços.

Grosso modo, as principais vantagens são:

  • segurança jurídica ao usuário;
  • agilidade na tramitação de processos;
  • redução de custos com papel;
  • redução de gastos com armazenamento;
  • maior transparência na administração pública;
  • prevenção de extravios e perdas de documentos.

Como você pode ver, os benefícios são estendidos também à população!

Como implementar a assinatura digital?

A tecnologia para uso da assinatura digital envolve a adoção de uma solução específica. Para adotá-la, basta procurar uma empresa que ofereça esse software, cujas funcionalidades devem incluir a tramitação de documentos sem abrir mão da confiabilidade dos dados e do sigilo das transações.

Um exemplo de sucesso desse tipo de ferramenta é o Papel Zero, da Digix. Além de viabilizar o uso da assinatura digital, a solução permite que você organize as etapas de cada atividade, acompanhando a evolução das solicitações. O Papel Zero permite assinar e certificar os documentos digitalmente no padrão ICP-Brasil, indicado pela MP 2.200-2/01.

O mais interessante são os benefícios que sua implantação promove. O Governo do Mato Grosso do Sul (MS), por exemplo, adotou o Papel Zero e conseguiu reduzir para 15 ou mesmo 10 dias o tempo de tramitação que antes era de, em média, 45 dias.

Diminuiu-se o tempo e, com isso, os recursos passaram a chegar mais rápido ao seu destino. Logo, não só o trabalho dos servidores se tornou mais fácil e ágil, como a população sentiu o impacto positivo dessa mudança.

Trata-se de uma redução de 66% no tempo de repasse dos recursos. Em relação à tramitação de documentos para publicação de convênios, por exemplo, essa economia de tempo chegou a 82%.

O gasto com correio, por sua vez, chegou a zero em alguns setores, enquanto a elaboração de documentos para o Tribunal de Contas se tornou 75% mais rápida. São números muito claros quanto aos benefícios para Estados e Municípios — além, é claro, da própria população.

Como você pôde ver, a assinatura digital representa um dos primeiros passos para a administração pública entrar nessa nova era da tecnologia. Faça uma gestão de processos digitais mais eficiente e conte com o Papel Zero para alcançar resultados ainda melhores!

Quer mais detalhes sobre a implantação da assinatura digital? Então, entre em contato com a Digix e fale com quem é especialista no assunto!