Quando pensamos em estratégias para realizar uma gestão de documentos no setor público, logo surgem alguns desafios. Um dos principais é o receio de adotar novos métodos e tecnologias. Afinal, é comum que os servidores se sintam mais seguros trabalhando com processos que consideram eficientes.

Entretanto, os tempos mudaram e a insistência em uma gestão centralizada em papel impresso pode prejudicar os serviços públicos oferecidos de diversas formas — principalmente na morosidade e no custo dos processos. Por isso, é hora de dar um passo adiante.

Mostraremos aqui como a gestão de documentos pode ser feita no setor público, esclarecendo sua importância e seus benefícios. Acompanhe!

A importância da gestão de documentos

Antes mesmo de ocorrer o que chamamos de transformação digital, os setores público e privado já se movimentavam em busca de soluções mais eficientes para substituir o uso de papel impresso. Entretanto, era preciso garantir que o processo adotado permitisse uma gestão de documentos realmente eficiente — ainda mais que o modelo anterior.

O arquivamento físico de papéis, ainda que tenha sido por muito tempo a principal estratégia para as instituições, traz consigo alguns problemas. A perda de documentos, a deterioração dos papéis (amarelamento e outras causas de ilegibilidade) e os riscos à saúde causados pelos ácaros e pela poeira são alguns dos maiores vilões desse modelo de trabalho.

Indo além, a própria estrutura física de um arquivo exige grandes investimentos, tanto para criar quanto para manter o local — um custo que acompanha o crescimento do volume de documentos.

Tendo isso em vista, a transformação digital surgiu como um ultimato para a gestão de documentos impressos. Cada vez mais serviços são executados no ambiente eletrônico, algo que deixou os arquivos físicos com os dias contados.

Afinal, empresas e órgãos públicos que insistem em manter o modelo antigo de gestão acabam se tornando demasiadamente obsoletos. Assim como a nuvem e novas tecnologias vêm otimizando diversos serviços, é hora de levar esse processo a um novo patamar de qualidade e eficiência.

A implementação da gestão de documentos no setor público

Como você pode-se ver, o ponto inicial de uma boa gestão de documentos é, atualmente, a adoção de tecnologias voltadas para essa finalidade. O armazenamento de documentos deve ser feito em bancos de dados ou em serviços na nuvem. A escolha da ferramenta vai depender das demandas específicas de cada setor.

Entretanto, a convergência de plataformas e dados para a nuvem é uma tendência natural da transformação digital. Além de eliminar a necessidade de investir na criação e manutenção de arquivos físicos, ela permite o acesso rápido às informações. Não importa onde você está — basta se conectar à internet.

Nesse sistema, a segurança de acesso aos dados é feita por meio da aplicação de usuários e senhas para cada servidor autorizado. Da mesma forma, a população pode ser cadastrada individualmente para consultar informações e solicitar serviços nesse ambiente digital.

Os níveis de acesso são aplicados de acordo com a categoria de cada usuário. Ou seja, servidores podem editar dados e acessar documentos ligados à sua área de atuação enquanto os cidadãos encontram apenas as páginas relacionadas aos serviços disponibilizados para eles. O tráfego de informações é feito via https (certificado de segurança).

Em vez de manter um arquivo com volumes gigantescos de documentos, o setor público transfere todo esse material para o ambiente digital. Até mesmo os papéis já armazenados podem ser digitalizados e transferidos para a plataforma interna ou para a nuvem.

Entretanto, é preciso ter em mente que essa migração depende também de um planejamento eficiente. Afinal, é preciso alinhar todos os departamentos envolvidos ao processo em questão, assim como os parceiros (PPPs ou convênios) e demais órgãos públicos que participam das tramitações de documentos.

Uma vez implementada, a ferramenta de gestão digital permite a submissão e aprovação eletrônica dos documentos. Isso significa que todos os envolvidos devem ter acesso a essa plataforma, para que ela funcione corretamente.

Por isso, elabore um planejamento no qual todos sejam treinados no novo sistema, os novos documentos já sejam criados apenas na nova plataforma (abandonando o modelo antigo) e os arquivos físicos passem por um processo de digitalização.

Rapidamente, todos os servidores estarão familiarizados com o novo sistema e as vantagens serão evidentes!

Os benefícios da gestão eficiente de documentos

O Papel Zero é um ótimo exemplo de projeto de gestão implementado com grande sucesso. Seu objetivo inicial era viabilizar não só o armazenamento, mas a aprovação de documentos de forma totalmente digital, com segurança e transparência — dois fatores extremamente importantes para que a população possa conferir o que está sendo feito pelos órgãos públicos.

Esse sistema permite que as atividades sejam gerenciadas em cada etapa. Você pode acompanhar o andamento das solicitações, assinar e certificar digitalmente os documentos com padrão ICP-Brasil, além de conferir e autorizar os demais processos. Tudo isso sem a necessidade de um grande investimento em armazenamento físico e transporte de documentos.

Aqui, vale destacar um ponto extremamente interessante para o setor público. Além da morosidade dos processos feitos com documentos impressos, os servidores precisam lidar com o envio de papéis por serviços de entrega. Isso gera custo operacional, demora na tramitação e diversos problemas quando há a necessidade de ajuste em solicitações.

Imagine um servidor que despacha um pacote com documentos para a aprovação da prefeitura. Dias depois, o responsável recebe os papéis mas verifica que há uma irregularidade. Será então preciso devolvê-los para que o solicitante refaça os documentos e reenvie. Isso levará dias!

Com a gestão digital de documentos, esse tipo de solicitação é feita eletronicamente. O aprovador recebe uma notificação imediata e pode acessar o processo. Qualquer adequação pode ser comentada no próprio sistema e o solicitante faz as edições com mais rapidez.

O resultado é um ajuste que pode ser feito em minutos! Além de reduzir o custo operacional do processo, a tramitação é realizada com muito mais agilidade. No Papel Zero, por exemplo, o tempo de repasse de recursos estaduais para o transporte escolar foi diminuído de 60 para 15 dias!

A desburocratização é outro grande diferencial desse modelo de gestão de documentos. Com a tramitação mais rápida e o acesso facilitado às informações, é possível focar os processos do setor público naquilo que realmente importa.

Os dados ficam integrados em um único sistema, permitindo que sejam descartados os longos cadastros que o cidadão faz em cada serviço que solicita. Basta que o órgão público acesse o sistema e consulte os dados pessoais cadastrados anteriormente.

Vivemos em uma era na qual a população quer acesso rápido, facilitado e seguro às informações do governo. Ao inovar no sistema de gestão, é possível eliminar custos e desperdício de tempo desnecessários.

Como podemos notar, essa é uma tendência natural que não pode ser ignorada. O rompimento com a cultura do papel é crescente e isso já vem sendo notado pelo governo. Faça da gestão de documentos no setor público sua aliada e garanta serviços de qualidade para a população!

Para falar com especialistas, entre em contato com a Digix e trate com quem mais entende do assunto!