O momento atual impõe desafios e inovações ao setor público. De um lado, a escassez de investimentos torna necessário encontrar formas mais eficazes de aplicar os recursos disponíveis. De outro, a transformação digital provê continuamente novas soluções tecnológicas para otimizar os serviços públicos. Com isso, a gestão de convênios passou a desempenhar um papel de protagonismo no setor.

Os impactos que ela causa na sociedade são muitos. Ainda assim, algumas dúvidas podem surgir no momento de lidar com esse processo. Para tirar quaisquer dúvidas e ajudar você a compreender melhor o tema, criamos este post com tudo o que você deve saber sobre gestão de convênios — da definição do conceito até a prática. Confira!

Gestão de convênios no setor público

O setor público nem sempre conta com o aparato necessário para atender às mais variadas demandas da população. O convênio é uma solução que permite a execução de certos processos por meio de parcerias com outras esferas do setor público ou mesmo com serviços privados. Em outras palavras, trata-se de um mecanismo de mediação dessas parcerias com entidades sem fins lucrativos.

No Brasil, a gestão dessas parcerias é feita por meio do Sistema de Convênios SICONV, uma plataforma lançada pelo Governo Federal em 2008, seguindo uma tendência mundial de otimização de processos. Grosso modo, o sistema visa a desburocratização do estabelecimento e da manutenção dos convênios.

Os processos que constituem a gestão de convênios são:

  • proposição: projeto com base nas necessidades dos órgãos de gestão, desenvolvido e apresentado por órgão da administração pública ou entidade sem fins lucrativos;
  • celebração: recebimento da convocação para assinatura (após aprovação) e publicação no Diário Oficial, alterando o status de proposta para convênio ou contrato de repasse;
  • execução: concretização do objetivo do convênio;
  • fiscalização: acompanhamento da aplicação dos recursos repassados e comprovação da compatibilidade com o que foi estabelecido no Plano de Trabalho;
  • prestação de contas: demonstração da correta aplicação dos recursos federais recebidos pela entidade executora.

Os serviços abrangidos são variados: obras públicas, transporte e alimentação escolar, desenvolvimento de softwares etc. Consequentemente, os impactos podem ser sentidos tanto pelos servidores como pela população.

Impactos na administração social e na gestão pública

O primeiro ponto a ser destacado é que a gestão de convênios representa um mecanismo para o controle social — ou seja, para que a população tenha acesso à gestão pública, fiscalizando e monitorando a execução dos serviços. Consequentemente, é promovida uma transparência maior em relação ao uso dos recursos financeiros.

Vale lembrar que somente por meio de um controle social efetivo o cidadão pode averiguar e se sentir mais seguro quanto ao cumprimento, por parte dos órgãos públicos, da responsabilidade governamental. Além disso, estamos falando de uma ferramenta que amplifica o poder de ação do setor público.

Nem sempre os servidores ou mesmo a infraestrutura disponível é suficiente para atender a demandas específicas da população. Para ir além, cada região, estado ou município tem suas particularidades. Portanto, não basta que os órgãos de gestão trabalhem de forma coordenada — deve haver um nível de flexibilidade e adaptação para suprir as necessidades de cada lugar.

Em outras palavras, o impacto da gestão de convênios é extremamente positivo quando realizada com eficiência. O cidadão é diretamente alcançado pelas parcerias formadas: o transporte escolar, o Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação Básica (FUNDEB), as criação de plataformas de acesso à informação etc.

Para complementar, é importante lembrar que uma das mais relevantes tendências da gestão pública mundial é o projeto de cidades inteligentes (smart cities). Essa adoção da tecnologia como mecanismo de otimização dos serviços públicos, em muitos casos, só é possível por meio do fomento às parcerias com entidades que auxiliem no desenvolvimento e na implementação de cada solução tecnológica.

Ainda assim, você pode se perguntar: afinal, como é possível executar uma gestão integrada desses convênios, já que cada serviço tem suas particularidades? A resposta também está diretamente relacionada à adoção de tecnologias inovadoras.

Nexxus: uma solução para a gestão de convênios

O Nexxus é uma solução desenvolvida pela Digix para a execução da gestão de convênios de forma moderna e transparente. Entre seus objetivos principais, destacam-se o envio de documentos, a elaboração padronizada de planos de trabalho, as análises documentais em tempo real, a validação de recursos e até mesmo a prestação de contas.

Grosso modo, estamos falando de um mecanismo para otimizar os processos relacionados a todas as etapas da gestão de convênios, fornecendo um acompanhamento online e 100% digital. Um de seus principais objetivos é solucionar os problemas mais comuns das práticas adotadas atualmente pelo setor público — muitas delas já obsoletas.

A demanda original veio da Secretaria da Educação do Mato Grosso do Sul (MS), que buscava celebrar convênios com escolas e entidades de modo a promover melhorias para a comunidade escolar. Seus principais obstáculos eram os planos de trabalho incompletos, a documentação desatualizada e a demora no repasse dos recursos.

Isso gerava impactos negativos na prestação de contas e na própria execução dos processos, tornando-os menos ágeis e comprometendo a eficiência das ações. Com a entrada do Nexxus, a Secretaria da Educação do MS reduziu em 66% o tempo de estabelecimento dos convênios estaduais — um resultado que transformou radicalmente os processos de gestão pública do estado.

Dentre os benefícios conquistados com a adoção do Nexxus, podemos destacar:

  • desburocratização e agilização dos repasses, devido à digitalização do processo;
  • aumento da transparência nas informações referentes aos convênios;
  • redução da morosidade para solicitação e aprovação;
  • redução dos erros na elaboração e no encaminhamento de documentos para a Secretaria da Educação;
  • facilitação das análises de documentos por meio da digitalização;
  • facilitação do monitoramento das tramitações;
  • facilitação da elaboração de planos de trabalho;
  • redução do tempo gasto com análises;
  • redução de custo com logística (envio e recebimento de documentos impressos);
  • redução do desperdício de recursos com convênios ineficazes;
  • redução do trabalho manual dos servidores; e
  • aumento da confiança no repasse do recurso.

Como você pode ver, o Nexxus agiliza a construção de parcerias estratégicas firmadas entre as Secretarias de Estado de Educação e entidades interessadas em colaborar com o fornecimento de serviços de qualidade. O objetivo de favorecer o desenvolvimento de ações educacionais em tempo hábil foi alcançado com sucesso.

Os processos se tornaram mais transparentes, a burocracia foi reduzida drasticamente e o acompanhamento online representa um importante passo rumo a um governo sem papel impresso.

São medidas importantes que elevam a qualidade do serviço público, fazendo da gestão de convênios uma ferramenta estratégica para toda a sociedade. Com uma cultura de inovação e o engajamento dos servidores, esse cenário pode se tornar realidade em cada vez mais municípios e estados brasileiros!

Entre em contato com a Digix e saiba mais sobre o Nexxus e nossas outras soluções tecnológicas que estão beneficiando diversos órgãos de gestão pública!