A tecnologia é um recurso cada vez mais utilizado no mercado de trabalho. Uma prova disso é a assinatura digital, que permite validar juridicamente contratos, procurações e diversos documentos. Isso é possível por meio da certificação digital, instrumento que fornece aos arquivos eletrônicos segurança e legalidade de acordo com as regras da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Desde 2001 essa entidade é responsável por fazer com que os documentos digitais tenham validade jurídica em todo o Brasil e possam substituir o papel. A ICP-Brasil adota procedimentos que protegem os arquivos contra fraudes, o que dá mais tranquilidade às partes envolvidas em uma transação.

Neste post abordaremos diversos detalhes sobre essa modalidade de assinatura e como ela pode ser adotada no serviço público. Confira!

Saiba o que é assinatura digital

Consiste em uma assinatura eletrônica que é feita por meio de um certificado ICP-Brasil. Um usuário, ao emitir um certificado digital, gera uma chave pública e outra privada. A primeira fica por conta da Autoridade Certificadora (AC), que emite o certificado. A segunda está sob a responsabilidade do usuário do certificado.

Essas chaves são interdependentes e possibilitam que cada assinatura tenha caráter único. Também fazem com que o documento eletrônico esteja atrelado ao autor, facilitando a identificação das partes envolvidas.

A chave privada tem como atribuição provar a autoria do documento eletrônico. Já a pública mostra ao destinatário quem é o criador do arquivo digital. Dessa forma, um documento com o certificado digital ICP-Brasil apresenta uma validade jurídica que permite fazer diversas atividades online.

Conheça as normas que validam e regulam a assinatura digital

Muitas pessoas têm dúvidas sobre a validade dos documentos assinados eletronicamente, o que dificulta a efetivação da administração sem papel no setor público. Porém, a Medida Provisória 2200/2001 proporcionou a validade da assinatura digital em todo o país, com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Para estabelecer mais segurança jurídica a uma atividade realizada por meio eletrônico, foi aprovada a Lei 11.419/2006, que institui como os documentos digitais podem ser tramitados no poder judiciário. Essa iniciativa foi fundamental para desenvolver o Processo Judicial Eletrônico (PJe), que está eliminando os processos em papel nos tribunais.

Outra ação para a assinatura digital ser mais difundida no Brasil é a aprovação da Lei 12.682/2012, que aborda as regras sobre a digitalização de documentos com certificado digital. O objetivo é equiparar os documentos digitalizados e certificados aos produzidos em papel, o que gera economia de recursos financeiros e de espaço físico em empresas e nas repartições públicas.

Veja o que caracteriza uma assinatura digital válida

A assinatura eletrônica tem códigos algorítmicos específicos para a validação de um arquivo. Além disso, apresenta um elevado nível de segurança, inclusive dispensando os serviços de reconhecimento dos cartórios.

Para isso ser efetivado, o sistema que atua com a assinatura digital deve estar preparado para a leitura e a geração de arquivos seguindo os procedimentos da ICP-Brasil, que estabelece a necessidade de adquirir um certificado digital.

Essa ação é indispensável para os documentos eletrônicos apresentarem uma série de características, como:

  • integridade — determina que o documento eletrônico não pode ser alterado para a assinatura continuar sendo válida, o que fortalece o princípio da inalterabilidade;
  • autenticidade — por meio da chave privada, o autor da assinatura digital garante que é o responsável pela criação do documento eletrônico;
  • não-repúdio ou irretratabilidade — a assinatura por meio da chave privada faz com que o autor esteja impedido de negar a autenticidade do documento;
  • validade jurídica — garante que as partes estejam cientes do acordo feito de forma digital dentro dos padrões estabelecidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Aprenda a reduzir o consumo de papéis no setor público

A tramitação eletrônica de documentos apenas é efetivada por meio da assinatura digital. Esse recurso possibilita que as ações realizadas tenham autenticidade, integridade e validade jurídica, e também contribui para a administração pública ter um foco mais direcionado para a sustentabilidade.

Um bom exemplo é o Papel Zero, desenvolvido pela Digix e adotado com sucesso pela Secretaria de Estado de Educação do Mato Grosso do Sul (SED/MS).

Esse sistema gera muitos benefícios para o setor público. Alguns deles são:

  • acabar com os custos para manusear, imprimir e armazenar documentos;
  • oferecer mais rapidez para tramitar documentos e processos;
  • promover a integração com sistemas novos ou já implantados;
  • rastrear e dar mais transparência aos processos;
  • usar a certificação digital padrão ICP-Brasil para os documentos serem íntegros e autênticos.

Impacto

A gestão pública precisa ser mais eficiente para aperfeiçoar a qualidade dos serviços prestados à população. Nesse sentido, o uso do Papel Zero gera um enorme diferencial por causa de uma série de vantagens, como:

  • acabar com os gastos relacionados ao envio de documentos pelos Correios ou por transporte;
  • agilizar em 75% o tempo para elaborar a documentação solicitada pelo Tribunal de Contas;
  • diminuir em 66% o tempo de repasse de recursos para executar um processo, de 45 para 15 dias;
  • reduzir em 82% o tempo para tramitar os documentos necessários para oficializar convênios.

À medida que os documentos físicos são eliminados, a administração pública evita problemas com extravio e pode responder às demandas com agilidade. O cenário atual mostra que o investimento em tecnologia deve ser uma prioridade para que os serviços sejam feitos de forma adequada e agreguem valor à população.

O impacto da assinatura digital para agilizar os processos pode ser facilmente notado no serviço de transporte escolar da SED/MS. Com o Papel Zero, o tempo de repasse de recursos estaduais para os municípios executarem a atividade passou de 60 para 15 dias. Dessa forma, os estudantes têm mais condições de estar em sala de aula, o que é fundamental para o bom aprendizado.

O setor público deve estar cada vez mais conectado às demandas sociais. Uma maneira de avançar é pela adoção de sistemas que agilizem as atividades por meio da assinatura digital. Hoje é preciso unir rapidez, economia e eficiência para satisfazer as necessidades dos cidadãos.

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