A palavra compliance tem sido cada vez mais ouvida e isso mostra uma evolução no mercado. O ato de respeitar normas legais sempre esteve em voga nas organizações, sejam elas privadas ou públicas. No entanto, os desdobramentos de operações contra corrupção trouxeram à tona a necessidade de um maior combate à impunidade no país. Por isso, o programa de compliance passou a ter um grande peso na gestão pública.

A ideia deste artigo é explicar justamente como pode ser elaborado um programa de compliance na administração pública. Saiba como funcionam tais processos, as melhores práticas para a elaboração desse programa, erros a serem evitados, entre outras questões relevantes para o tema. Confira!

Qual a relevância dos programas de compliance?

O termo compliance é de origem inglesa e surgiu do verbo comply, que significa “estar em conformidade com”, “atender”, “obedecer”. Quando trazemos isso para o contexto mercadológico, podemos dizer que são as normas, controles internos e externos, bem como as políticas e diretrizes determinadas para o empreendimento.

Logo, o programa de compliance visa assegurar que a administração siga um caminho focado em cumprir à risca todas as determinações dos órgãos de regulamentação dentro do seu segmento de atuação. Isso vale desde a esfera trabalhista até a fiscal.

É importante lembrar de que o programa ajuda a interpretar leis que regem as atividades da organização, sendo que a repartição precisa ter um controle interno eficiente, bem como estar atenta aos riscos que podem ocorrer. No âmbito público, o assunto tem especial importância, visto que há a necessidade de prestação de serviços à população, sendo obrigatória a comprovação de contas e a conformidade com a legislação.

Como elaborar um programa de compliance na gestão pública?

O programa de compliance na gestão pública, como já dissemos, serve como um incentivo à transparência de processos, governança e também na prevenção contra ações corruptivas. Portanto, é preciso cuidado na hora de elaborá-lo e um esforço especial das equipes que estarão envolvidas. A ideia é assegurar uma cultura organizacional voltada para a prevenção de riscos. Conheça os próximos passos a seguir.

Faça um diagnóstico do órgão

O primeiro passo na elaboração do programa de compliance é a avaliação das características e riscos de funcionamento que uma repartição pública tem. Para que o diagnóstico flua da maneira correta, é necessário conhecer porte, estrutura de governança, nível de controles internos e mapeamento de processos, histórico de contingências e estrutura regulatória à qual está subordinada.

A ideia é avaliar a probabilidade de um risco se materializar e o quanto a organização está comprometida em relação às regras que a regem, bem como o nível de transparência em suas entregas.

Crie uma equipe para compliance

A estruturação organizacional é outro passo para a criação de um programa de compliance. É preciso criar uma equipe que ficará responsável pela tarefa, seja ela um comitê próprio ou uma reunião de membros de diferentes setores.

O comitê fará a ponte entre a organização (alta gestão) e os outros funcionários. Ele será responsável também por orientar a equipe quanto aos potenciais conflitos de interesses, além de ser incumbido por analisar denúncias que comprometem a governança ou integridade dos serviços prestados.

Estabeleça procedimentos para atividades sensíveis

Alguns procedimentos são sensíveis e, para que a sua integridade seja garantida, é necessário que haja regras e controles internos que os validem. Só assim as tarefas poderão ser executadas de maneira clara e objetiva.

Vale lembrar de que tais procedimentos devem também delimitar os escopos, observando sempre as regras para a continuidade de processos. Ou seja, é fundamental que haja uma preocupação para que nenhuma etapa passe por falha de governança ou seja executada de maneira que fira a legislação.

Como implementar esse programa de compliance?

O processo de elaboração é seguido pela implementação do programa de compliance. É necessário um cuidado especial com a questão, pois ela costuma ser delicada, portanto, confira as dicas a seguir.

Instaure uma cultura voltada ao compliance

A cultura é um algo construído aos poucos e precisa ser voltada ao compliance. Os gestores são os primeiros a condicionarem a cultura da repartição a essa realidade. Portanto, é fundamental que eles estejam preparados tanto em termo de competências quanto de conhecimento técnico a fim de exercer o papel com eficácia.

A partir disso, eles repassarão junto dos colaboradores quais regras devem ser seguidas, mostrando sempre que o processo é uma das prioridades da gestão. A ideia é conscientizar o grupo sobre a necessidade de seguir a legislação, garantindo que os processos corram da melhor maneira para o cidadão atendido.

Saiba gerenciar os riscos de compliance

Um passo importante do programa de compliance é pesquisar sobre os riscos aos quais o órgão está exposto. Por meio de uma análise apurada e com a ajuda de leis, regulamentações e normas internas, é possível identificar o nível de exposição a problemas.

Aliás, é nesse diagnóstico que são identificados os processos mais expostos aos riscos de compliance, desde questões trabalhistas, passando por crimes ligados às finanças, tais como a corrupção e lavagem de dinheiro. A partir disso, será mais fácil implementar controles internos que visem mitigar, monitorar e gerenciar tais riscos.

Estabeleça um controle interno

Outra fase importante da implementação é o estabelecimento de um controle interno que verifique o cumprimento de regras. No entanto, é preciso atenção para que os controles estejam adaptados à dinâmica do órgão em questão. Um processo comum é a realização de auditorias e monitoramento constantes, que devem estar atrelados a indicadores para ajudar na identificação de qualquer falha.

Uma ideia para esses casos é instaurar um comitê que cuide do programa de compliance, como já mencionamos. Ele ficará encarregado de fazer checagens periódicas, treinar os outros membros da equipe para que ajam em conformidade e também identifiquem qualquer situação que fuja do escopo normal.

Quais erros devem ser evitados?

O compliance mexe com questões muito delicadas dentro de uma organização. Por isso, não é difícil que aconteçam erros. Confira a seguir quais deles devem ser evitados e como isso pode ser feito.

Não estar preparado para a fiscalização

As fiscalizações também costumam acontecer no setor público e obedecem à hierarquia do poder ao qual estão submetidas, seja Executivo, Legislativo ou Judiciário. O grande problema é que algumas tarefas costumam ser postergadas, logo, quando alguém for realizar a fiscalização, nem sempre será possível compilar tudo em tempo hábil. Por isso, é importante andar em conformidade desde o princípio.

Trabalhar de maneira extremista

Por mais que o programa de compliance seja importante, ele não deve ser trabalhado de forma extremista. E o que isso quer dizer? Por exemplo, por segurança, você pode impedir que um determinado servidor tome uma ação em relação a um processo, o que pode bloquear a sua continuidade. Portanto, é interessante trabalhar com práticas que não comprometam a rotina da equipe.

Não identificar as próprias necessidades

Adotar um software apenas para conseguir estar em conformidade com o programa de compliance pode ser contraproducente, visto que também há a necessidade de buscar soluções que atendam às demandas do órgão. Portanto, é preciso se reunir com a equipe a fim de analisar as áreas mais sensíveis para só então escolher o que será usado.

Subestimar um programa de compliance é um erro. Por isso, buscamos mostrar não só a importância, mas também como implementar tal iniciativa na gestão pública. Esperamos que os pontos principais sobre o assunto tenham ficado claros.

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