Apesar de já ser muito natural em nosso dia a dia, muitas organizações ainda resistem à adoção de tecnologias que poderiam facilitar a rotina de colaboradores e dos usuários em geral. Esses novos recursos permitem, por exemplo, a automação de processos, trazendo benefícios aos resultados do empreendimento.

Essa prática já é muito bem absorvida pelas empresas privadas, mas é uma estratégia que tem ganhado muita força também nos órgãos da União, dos estados e dos municípios.

Neste post, entenda o que é automação de processos e como ela pode auxiliar o servidor público!

O que é automação de processos?

Automação de processos é o uso da tecnologia para permitir que o fluxo de tarefas de uma organização ocorra de modo autônomo, sem a necessidade de intervenção direta e contínua das pessoas. Para isso, será integrada aos processos do negócio uma série de aplicativos, softwares, dispositivos e outros recursos computacionais capazes de dar conta de atividades que antes eram realizadas de modo mecânico e manual.

A automação de processos pode ser implementada em diversos segmentos e departamentos. Na verdade, trata-se de uma estratégia que pode interligar os diferentes setores e órgãos da companhia, em tarefas relacionadas ao uso de equipamentos, à análise de dados, ao armazenamento e gerenciamento de registros, entre muitos outros.

Se observarmos bem, a automação já faz parte do nosso dia a dia: quando você acessa o seu internet banking, comunica-se via SMS com sua operadora de celular, passa um cartão de crédito ou quando simplesmente configura sua televisão para gravar um programa. São processos automatizados, que funcionam com o mínimo de intervenção humana.

Dentro de uma empresa ou do governo, a automação de processos une a tecnologia da informação com as tarefas administrativas para ampliar os resultados, reduzir custos, intensificar e agilizar a produção, e aprimorar a satisfação dos cidadãos com os serviços prestados.

Então, na prática, quando o servidor público consegue sozinho acessar a plataforma do governo, consultar seu contracheque e gerenciar todas as suas informações trabalhistas, o governo consegue reduzir o trabalho do seu RH, os gastos com impressões e o tempo na distribuição dos registros. Ou seja, é um processo que foi automatizado.

Veja outro exemplo: em vez de gerar e distribuir documentos para tramitação em papel para gerenciar convênios, o que geraria custos e demandaria muito tempo, alguns governos trabalham com documentos assinados digitalmente por meio do Certificado Digital ICP Brasil (Medida Provisória n.º 2.200-2, de 24 de agosto de 2001), que fornece segurança e garante a autenticidade, integridade e validade jurídica dos registros eletrônicos.

Esse recurso diminui custos relacionados ao processo de tramitação de documentos, que engloba o envio de malotes e a autenticação das assinaturas.

A automação de processos traz muitos outros benefícios. Vejamos que impacto isso pode trazer não só para a gestão pública, mas também para os cidadãos e servidores.

Qual será seu impacto no setor público?

Embora a transformação digital e tópicos relativos à otimização de processos geralmente sejam relacionados à iniciativa privada, a automação e outras ferramentas referentes à inovação tecnológica também já entraram nas diversas esferas do poder público e têm gerado impacto na vida dos cidadãos. Entre alguns benefícios, podemos citar:

Transparência

Com a Lei Complementar nº 131/2009 (conhecida como Lei da Transparência), a União, os municípios e os estados ficaram obrigados a divulgar na internet suas receitas e a aplicação de recursos. Como gerenciar tantos dados oriundos de tantos setores e secretarias e garantir que sejam transparentes, ou seja, estejam disponíveis à população em tempo real na rede? Isso se torna muito mais rápido e fácil graças à automação de processos.

Disponibilidade de informações

Segundo a Lei de Acesso à Informação, deve ser garantida a qualquer pessoa interessada a condição de solicitar registros ao governo. Entre as informações que devem estar disponíveis, estão:

  • informações organizacionais, como estrutura, funções, telefone, contato etc.;
  • contratos, licitações e convênios realizados;
  • programas e outras ações.

A população também pode ter acesso à solicitação, emissão e consulta de registros e informar-se sobre o andamento de processos. Isso faz com que o cidadão consiga resolver alguns problemas sem a necessidade de comparecer a algum órgão público, o que tira parte da carga de trabalho sobre o servidor.

Melhoria na prestação de serviços públicos

A qualidade na realização de tarefas melhora significativamente, e isso se reflete nas tarefas dos colaboradores e no serviço prestado às pessoas. Ao passo que trabalhos manuais são substituídos pela automação por meio de softwares, e a incidência de erros e retrabalhos diminuem.

Maior produtividade

Repartições públicas têm um volume de processos enorme, além da burocracia dos trâmites que exige muita atenção. No geral, os colaboradores ficam responsáveis por buscar autorizações, gerenciar dados manualmente e acompanhar de perto o andamento dos processos.

Isso tudo demanda muito tempo. Por outro lado, todas essas atividades repetitivas podem ficar a cargo de um sistema personalizado e automatizado, e os funcionários podem se concentrar em tarefas que agreguem maior valor ao setor.

Certamente, os servidores precisam ser treinados para lidar com o novo modelo de processos digitais. É um investimento que tem retorno rápido, uma vez que impacta significativamente a rotina dos servidores.

Mensuração de resultados

Por meio da automação de processos, a coleta e a análise de dados se tornam naturais. Essas informações representam um ativo valioso para gerar insights à tomada de decisão. Dessa forma, as estratégias serão guiadas com base na gestão data driven, ou seja, baseada em dados concretos.

Então, vamos considerar um caso real de como a automação trouxe resultados animadores!

Existem exemplos e impactos positivos?

Um dos bons exemplos do impacto positivo que a automação de processos pode trazer foi o sistema adotado pela Secretaria de Educação do Mato Grosso do Sul. O objetivo do órgão era gerenciar convênios entre entidades e escolas da rede, de modo a agilizar o repasse de recursos e aprimorar a qualidade da prestação de serviços.

Em vista disso, adotaram o Nexxus, uma aplicação que auxilia na gestão de convênios, automatizando tarefas relativas ao envio de documentos, análise de registros, autorização de recursos e prestação de contas. Com isso, a Secretaria conseguiu:

  • reduzir em 100% os custos de envio de documentos físicos relativos ao transporte escolar;
  • reduzir em 66% o tempo para fechar parcerias;
  • ganhar tempo na análise de documentos.

É incrível como o poder público tem crescido em termos de adoção de tecnologias. Essas soluções elevam significativamente a qualidade dos serviços prestados à população. A automação de processos, como vimos, é capaz de reduzir custos, aumentar a produtividade e dar condições para o governo inovar com soluções que desburocratizem a máquina pública, facilitando o relacionamento com as pessoas.

Gostou do nosso conteúdo? Então não deixe de compartilhá-lo nas suas redes sociais!